Непрозрачность — это бич современного предпринимательства. Мы не про налоги :-)
Неорганизованность бизнес-процесса на предприятии, вот что мы имеем в виду. Неорганизованность, которая приводит к известным проблемам: важные документы теряются, важные задачи забываются, половина (а то и больше!) рабочего времени тратится впустую.
Решить эту проблему достаточно просто. Существует комплексный программный продукт, «Битрикс24», многие о нем слышали, но для одних это «как-то сложно и непонятно», для других слишком дорого: не потянем, мол. На самом деле, можно пользоваться «Битриксом24» и не платить вообще ни копейки. Даже бесплатный вариант принесет вашему бизнесу массу пользы.
Насчет того, что «сложно» — не переживайте, у вас ведь есть компания «Решение» :-) Мы являемся партнерами «Битрикс24», знаем и любим этот программный продукт. Позвоните — мы приедем, всё внедрим, настроим, обучим сотрудников, проследим, чтобы всё работало.
Вам страшно разом менять всю систему работы на предприятии? А разом и не надо. Необязательно сразу использовать все возможности «Битрикс24», начните наводить порядок в бизнес-процессах постепенно. Например, организуйте постановку и выполнение задач.
Задачи и проекты
Человек может держать в голове одновременно только 7 вещей. Это выкладки ученых, но мы, в принципе, знаем это на собственном опыте: не записал в блокнотик или в табличку Exel, значит, всё, забыл. А сколько задач в бизнесе — например, у отдельно взятого менеджера? А у начальника отдела? А у директора?
При этом задачи человеку поступают обычно по разным каналам. Одна по телефону, другая по почте, третья устно в курилке, четвертая на рабочем совещании. Естественно, что-то всё равно забудется. Чтобы всё успевать, всё контролировать, всё помнить — и не сойти с ума, для этого в «Битриксе» есть модуль «Задачи и проекты». Все рабочие задачи поступают только туда и фиксируются только там.
Руководитель ставит подчиненным задачи, и дальше только контролирует их выполнение. Он видит всё: ответственных, стадии исполнения, сроки. Он ничего не забудет, всё у него перед глазами, статистика задач доступна в любой момент.
Эта система избавляет вас от многих трудностей.
* Экономит время самих сотрудников и руководителя.
* Минимизирует недоразумения. «Вы не так сказали», «я не так расслышал», «я не понял, что вы имели в виду»— эти проблемы в прошлом. Если у сотрудника есть вопросы по задаче — он пишет тут же в чат.
* Видно, кто сколько времени тратит на выполнение той или иной задачи — и сколько работы реально возлагается на каждого сотрудника.
Кстати, точно такую же задачу может поставить и внешний пользователь — например, ваш клиент. Это сэкономит время и ему, и вам.
Для предприятия до 12 сотрудников таким модулем можно пользоваться бесплатно.
Корпоративный портал
Очень удобный инструмент управления предприятием, работает как соцсеть внутри компании. Со всеми ее возможностями, и даже больше. Например.
* Структура компании. Подробная структура предприятия, в которой прорисована вся иерархия отделов, указаны все сотрудники, с фотографиями, должностями, телефонами и прочими контактными данными. Это много значит, особенно на среднем или крупном предприятии. Представляете, сколько времени экономит новый сотрудник, если у него под рукой такая «карта»?
Сюда же заносятся дни рождения сотрудников и прочие даты, которые желательно помнить руководителю.
* Чаты по группам. Если предприятие небольшое, можно общаться в общем чате. Для большого предприятия логично завести разные чаты: отдел продаж обсуждает свои задачи и проблемы отдельно, бухгалтерия — отдельно. Можно рассылать и общие объявления, для всех сотрудников.
В системе чатов можно проводить общие голосования, как по рабочим, так и по другим вопросам (например: «Где празднуем 8 Марта?»). Это быстрее и удобнее, чем собирать людей на совещания. Можно в этой системе организовать круглосуточный прием заявок, например на канцелярию.
* Документооборот. Вместо того, чтобы распечатывать то же заявление на отпуск и нести его на согласование, сотрудник просто посылает его кадровику в электронном виде. Вообще, все нужные документы хранятся на портале. Не надо выдергивать сотрудников из отпуска или подключать сисадмина, чтобы достать с ПК какой-то договор или счет.
Что особенно удобно — корпоративный портал доступен отовсюду, где есть интернет. При этом доступ к конфиденциальной информации регулируется с помощью разграничения прав.
СRM
Внедрение CRM обычно требует большей перестройки внутренних процессов компании, поэтому обычно эту функцию мы настраиваем в компаниях последней.
CRM «заточена» в первую очередь на отделы продаж. Она организует работу менеджера прямо по классической воронке продаж: ведет от первого холодного контакта с клиентом до сделки — и последующих допродаж.
Забыть, как зовут какого-то клиента и на каком этапе сделки вы с ним находитесь, невозможно: все звонки, письма, чаты с клиентами на сайте и в соцсетях сохраняются в CRM.
Это очень удобно для самого менеджера. Не надо держать в голове или записывать на листочках кучу сведений о клиентах, в CRM всё зафиксировано. Больше того, система сама напомнит, кому когда и по какому делу надо позвонить. В платных версиях «Битрикс24» — еще и отправит самостоятельно автоматическую рассылку.
Это очень удобно для руководителя. Он всегда видит, что реально делал менеджер, на какой стадии находится та или иная сделка и кто ею занимается в настоящее время. Ему видна история каждой сделки: от первого запроса клиента (тексты писем, sms и чатов, записи звонков и встреч) до оценки им работы менеджера.
СRM интегрируется с другими модулями «Битрикс24», например, с тем же корпоративным порталом. Если на вашем предприятии до 12 человек, вы можете работать с системой бесплатно.
Не всё так просто
Так скажут многие, и будут правы. Внедрение Битрикс24 на предприятии — это бывает трудно.
Во-первых, в компаниях есть сотрудники, которые с компьютером «на вы». Это нередкое явление, и не стоит его недооценивать. Нам приходилось в некоторых случаях ставить сотруднику на ПК сначала пасьянс «косынка», чтобы у него пропал страх перед компьютерной мышкой. Зато сейчас всё отлично :-)
Во-вторых, «Битрикс24» заставляет сотрудников работать. А работать хотят не все. Неорганизованность бизнес-процессов — это мутная вода, в которой толком не видно, а что там, собственно, происходит. В любой компании есть те, кто работает, и те, кто только делает вид, при этом получая зарплату.
Когда всё становится прозрачно, лентяи чувствуют себя неуютно, поэтому возмущаются и пишут заявления об уходе. И пусть. Примите сотрудников, которые действительно будут работать и приносить пользу предприятию.
Вам понравились модули, о которых мы рассказали? Хотите протестировать их на своем предприятии? Звоните. Мы поможем вам внедрить «Битрикс24» успешно и безболезненно, начиная от простых «Задач и проектов» до CRM-системы.
P.S. Напомним, попробовать программу всегда можно (и нужно!) бесплатно. Кстати, для тех, кто уже пользуется “Битриксом”, у нас есть выгодное предложение — смотрите здесь.