Не так давно мне на почту пришло письмо: просят открыть доступ к базе одного моего клиента, для синхронизации с 1С. Письмо от некоего Пети с бесплатной почты mail.ru.
Понятно, что я удивился. Сначала позвонил клиенту, выяснилось, что у них действительно сейчас работает программист, и ему действительно нужна база. Заставил программиста выслать мне нормальное ТЗ с корпоративной почты. И тогда уже открыл доступ.
Этот инцидент сподвиг меня-таки написать эту статью про корпоративную почту. Потому что кажется, что всем всё вокруг понятно и очевидно, а на самом деле многие просто не задумываются о таких, как им кажется, мелочах.
Что вам дает корпоративная почта
То, что стоит после «собаки» в вашем почтовом адресе — это очень важно. И вот почему.
1. Культура делового общения. Когда ваш деловой партнер/клиент/контрагент получает от вас письмо, то первое, что он видит — это адрес вашей почты. Вы таким образом как бы представляетесь. И теперь сравните две ситуации.
а) В почте лежит письмо с адреса ivanov@sberbank.ru. Независимо от темы сообщения, вы уже видите, что вам пишет представитель Сбербанка — и, скорее всего, отнесетесь к письму серьезно.
б) В почте лежит письмо с ящика vasia@mail.ru. Если еще в теме письма написано что-то вроде «От Васи» — то это можно счесть даже некоторым хамством. Это все равно что вам звонят в офис — а вы вместо приветливого: «Здравствуйте! Компания «Ромашка», Василий» рявкнете в трубку: «Чё надо?!»
Этикет делового общения (в том числе и переписки) предполагает, что вы заботитесь об удобстве другого человека. Ему должно быть с первого взгляда понятно, кто пишет, из какой организации и по какому вопросу.
2. Поиск писем во входящих. Ситуация: полгода назад я общался с оператором связи «Мегафон». Понимаю, что надо снова связаться с ними, но не помню ни фамилии, ни адреса почты.
Что я делаю? Набираю в поиске почтовой программы «megafon» и мгновенно нахожу нужные мне пять писем. Если бы сотрудник «Мегафона» писал мне, например, с yandex.ru или mail.ru, это была бы совсем другая история.
Вот это раздражение от того, что сотрудник отнял у меня время и доставил неудобства — оно очень легко переходит на компанию в целом.
3. Дополнительная реклама сайта. Когда человек получает письмо с корпоративного ящика, то он видит после «собаки» домен сайта: например, 911@re96.ru. Велика вероятность, что он зайдет на этот сайт. Особенно если вы пишете в первый раз, и человек хочет узнать, что за компанию вы представляете — а лишний заход на сайт положительно влияет на его рейтинг в поисковых системах.
4. Имидж компании. Корпоративная почта, как и собственный сайт — признак солидности компании. И наоборот, если предприятие пользуется бесплатными почтовыми сервисами, тем же mail.ru — доверие к нему очень снижается.
Руководителю, который не придает этому значения, стоит задать себе несколько вопросов.
а) Вы уверены, что с такой почтой компания не выглядит как перекупщик и не отталкивает потенциальных клиентов?
б) Вы же понимаете, что полностью бесплатным бывает только сыр в мышеловке. Стоимость одного сервера в хорошей комплектации приближается к 2 млн рублей. Вопрос: как бесплатные почтовые сервисы окупают эти затраты? Недавно услышал интересную мысль: если вы не платите за товар или услугу, значит, вы и есть товар :) Тут есть над чем подумать.
Конечно же, экономия — вещь хорошая. И платить за ненужное действительно не надо. Главное понять, где вы действительно сэкономите, а где больше потеряете. Я об этом уже писал: Как сэкономить на обслуживании компьютеров в офисе и потерять сто тысяч за три дня.
в) Когда сотрудник работает с клиентами со своей личной почты, то вы не знаете, как и о чем он с ними общается. И если он решит перейти к конкурентам — то не забудет ни об одном вашем клиенте. Он будет дальше вести с ними переписку и переманивать к себе.
Как перейти на корпоративную почту
Мне часто задают вопрос: сколько это стоит — перейти на корпоративную почту? Отвечаю: нисколько. Ноль рублей.
Если у вас есть сайт, то, скорее всего, есть уже и оплаченная почта. Почти все хостеры предоставляют это в комплекте.
Другой частый вопрос: что делать, если наши клиенты привыкли к старой почте? Как их «перевести»? Помогут следующие шаги:
1.Уведомить контрагентов. Можно, не мудрствуя лукаво, написать своим контрагентам о том, что адрес изменился. По электронной почте или другим способом: например, вложить информационное письмо в закрывающие документы.
2. Настроить два ящика: старую почту и новую. Принимаем письма и с того и с другого ящика, но сами пишем и отвечаем на письма только с нового. Со временем все привыкнут, и письма будут приходить на новый ящик.
3. Настроить автоответ в почтовой программе. Что-то вроде: «Вы написали в компанию ООО "Ромашка". К сожалению, данная почта уже не работает, убедительно просим написать на новую почту, адрес такой-то».
4. Указать на сайте новые ящики. В разделе «Контакты» создать почтовые формы для разных получателей и назвать их функционально:
- Отправить заявку на продукцию
- Задать вопрос директору
- Связаться с бухгалтерией
- Отдел кадров
- и так далее.
Такими несложными действиями примерно за полгода можно плавно перейти к использованию новых ящиков.
Какие имена придумать для корпоративных ящиков
Учитывая, что домен ваш, то все вам доступны вообще любые имена. Тут речь идет только о том, чтобы они легко воспринимались на слух и легко запоминались.
Обычно пишут либо фамилию (если компания крупная, то еще первую букву имени), либо название должности — как правило, в сокращении. Примерно так:
- ivanov@re96.ru
- a.ivanov@re96.ru
- director@re96.ru
- kadr@re96.ru
В принципе, такие имена диктовать удобно. Но многие предпочитают односимвольные имена, скажем e@re96.ru — они совсем короткие, на слух воспринимаются отлично. В этом случае можно создать псевдоним почтового ящика (Alias).
Что это? Это ящик с другим именем из того же домена, который умеет только пересылать на основной адрес. Разберем пример.
Допустим, наша корпоративная почта выглядит как ivanov.ivan@re96.ru. Мы хотим создать себе дополнительное имя, более простое, чтобы диктовать его по телефону. Создаем псевдоним с именем i@re96.ru и пересылаем его на основной адрес. Таким образом, дальнейшая переписка продолжится с полного адреса ivanov.ivan@re96.ru. Очень удобно.
Этот инструмент можно использовать также в борьбе со спамом и вирусами.
Решили мы разместиться в справочниках. Чтобы не светить свой настоящий адрес, делаем для каждого справочника свой псевдоним:
- 2gis@re96.ru
- uralfiram@re96.ru
- Pulscen@re96.ru
- avito@re96.ru
В справочниках будут фигурировать псевдонимы, а письма будут приходить вам на основной ящик.
Если в какой-то момент мы видим, что на эти ящики стало приходить много спама (а спамеры часто берут адреса именно из популярных справочников) — удаляем их и создаем новые:
- 2gis2020@re96.ru
- uralfiram2020@re96.ru
- Pulscen2020@re96.ru
- avito2020@re96.ru
Такую процедуру можно проводить раз в год.
Заодно напомню: категорически нельзя размещать в открытых источниках (справочники, торговые площадки) адрес почты, который установлен на «ответственном» компьютере. То есть, таком, на котором стоит 1с, сервисы банков, интернет-отчетность и т.д.
Распознать вредоносное письмо с вирусом неискушенному человеку непросто. А придет оно как раз на адрес, размещенный в открытых источниках.
Но это уже совсем другая история, и про это я писал отдельную статью: Как не поймать вирус на ПК, даже если у вас нет антивируса.
Всем добра!
Андрей Лодочников, директор компании «Решение»